Article 1 – Qui sommes-nous ?

‍La présente politique de confidentialité est publiée par SOLARIS BI SAS, éditeur de solutions logicielles accessibles via application mobile, interface web et services associés.

Elle a pour objet d’expliquer, de manière synthétique, comment SOLARIS BI SAS traite les données dans le cadre de la fourniture, de l’utilisation, de la sécurité et du support de ses services.

Article 2 – Quels services sont concernés ?

La présente politique s’applique aux services édités par SOLARIS BI SAS accessibles via application mobile, interface web et, plus généralement, aux services numériques associés mis à disposition des utilisateurs autorisés. 

Elle couvre les traitements de données réalisés dans le cadre de l’accès aux services, de leur utilisation, de leur administration, de leur maintenance, de leur sécurité et du support associé.

S’agissant du site vitrine de SOLARIS BI SAS, des données de contact et de demande de démonstration peuvent être collectées via les formulaires en ligne afin de répondre aux demandes, d’organiser des démonstrations, de recontacter les prospects et d’assurer le suivi commercial associé.

Article 3 – Quelles données sont traitées ?

Selon les services utilisés, SOLARIS BI SAS peut traiter des données d’identification et de compte, des données de contact, des données techniques et de connexion, des données d’utilisation et de paramétrage, ainsi que des données métier nécessaires au fonctionnement des services. 

Ces données peuvent notamment inclure des informations relatives aux véhicules, à la maintenance, aux contrôles, aux consommations, aux événements de conduite, à la localisation ou à la géolocalisation lorsque cette fonction est utilisée ou activée dans le cadre des services, ainsi qu’aux photographies, documents et informations saisis ou transmis dans les services.

 Ces données peuvent être collectées directement auprès des utilisateurs ou de l’entreprise cliente, automatiquement lors de l’utilisation des services et des terminaux, ou encore via les équipements, capteurs, boîtiers, interconnexions ou formulaires activés dans le cadre des services.

Cookies et traceurs du site vitrine : Le site vitrine peut utiliser des traceurs ou cookies nécessaires à son fonctionnement ainsi que, le cas échéant, des traceurs soumis au consentement. Les choix de l’utilisateur peuvent être gérés à tout moment via l’outil de gestion du consentement disponible sur le site.

Article 4 – Pourquoi ces données sont-elles utilisées ?

Les données traitées par SOLARIS BI SAS sont utilisées pour permettre l’accès aux services, leur utilisation conforme, leur administration, leur hébergement, leur conservation, leur maintenance, leur assistance et, plus généralement, l’exécution des prestations et abonnements souscrits. 

Elles sont également utilisées pour assurer la continuité, la disponibilité, la performance, la sécurité et le bon fonctionnement des services, notamment pour gérer les identifiants, analyser les connexions et les données techniques, détecter des usages anormaux ou non autorisés, prévenir ou résoudre des incidents, et lutter contre les accès frauduleux, tentatives de piratage ou atteintes à l’intégrité des données.

 Dans la mesure nécessaire, SOLARIS BI SAS peut aussi consulter, extraire, structurer, corriger, importer, transférer, analyser ou autrement traiter certaines données afin d’assurer le support, la relation client, la maintenance du logiciel, le respect de ses obligations légales et réglementaires, ainsi que, lorsque cela est permis par la réglementation applicable, la réalisation de statistiques, l’amélioration des services, la recherche et développement, les tests, la mise au point, la validation et l’entraînement d’algorithmes ou de modèles.

 Base légale des traitements : Les traitements décrits dans la présente politique reposent, selon les cas, sur l’exécution du contrat ou de mesures précontractuelles, le respect d’obligations légales, l’intérêt légitime de SOLARIS BI SAS à assurer la sécurité, la continuité, l’administration et l’amélioration de ses services, ainsi que, lorsque cela est requis, le consentement de la personne concernée, notamment pour certains formulaires du site vitrine et pour les traceurs soumis au consentement. 

Article 5 – Qui peut accéder aux données ?

Dans la limite de leurs attributions respectives et du strict besoin d’en connaître, les données peuvent être accessibles aux personnes habilitées au sein de SOLARIS BI SAS, aux utilisateurs autorisés par l’entreprise cliente, ainsi qu’aux prestataires ou sous-traitants techniques intervenant pour l’hébergement, l’administration technique, la sauvegarde, la sécurité, le support, la maintenance, l’assistance, la prévention ou la résolution d’incidents et, plus généralement, pour assurer la continuité, la disponibilité et le bon fonctionnement des services. 

Les données ne sont pas communiquées à des tiers non autorisés. Elles peuvent toutefois être transmises lorsqu’une telle communication est imposée par la loi, la réglementation ou une autorité compétente. 

Les personnes autorisées à y accéder sont tenues à une obligation de confidentialité adaptée à leurs missions. 

Article 6 – Combien de temps les données sont-elles conservées ?

Les données sont conservées pendant la durée d’utilisation des services et, plus généralement, pendant la durée de la relation contractuelle avec l’entreprise cliente. 

En cas de cessation des relations contractuelles, SOLARIS BI SAS peut mettre à disposition, pendant 30 jours à compter de la date d’effet, un export des données dans un format couramment lisible. Passé ce délai, les données sont supprimées, sauf obligation légale, réglementaire, comptable, probatoire ou de sécurité imposant une conservation plus longue. 

Les données préalablement anonymisées ou agrégées peuvent toutefois être conservées plus longtemps et utilisées à des fins statistiques, d’amélioration des services, de test, de recherche et développement. 

Article 7 – Comment demander la suppression des données ou du compte ?

Toute demande relative à la suppression de données ou d’un compte peut être adressée soit à l’entreprise cliente, lorsqu’elle administre les utilisateurs et les données dans le cadre de ses propres traitements,

soit à SOLARIS BI SAS à l’adresse suivante :

 La demande est traitée dans les meilleurs délais, sous réserve des obligations légales ou réglementaires de conservation, des contraintes de sécurité, de continuité de service et de preuve, ainsi que du rôle respectif de l’entreprise cliente et de SOLARIS BI SAS dans le traitement concerné.

 Lorsque SOLARIS BI SAS intervient en qualité de sous-traitant pour le compte de l’entreprise cliente, les demandes d’exercice des droits sont, selon les cas, traitées avec ou transmises à l’entreprise cliente, responsable du traitement concerné. 

Article 8 – Comment les données sont-elles protégées ?

SOLARIS BI SAS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de préserver la sécurité, la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données traitées dans le cadre de ses services. 

Ces mesures visent notamment à prévenir les accès non autorisés, la divulgation, l’altération, la perte, la destruction ou l’utilisation illicite des données. 

Lorsque SOLARIS BI SAS a recours à des prestataires ou sous-traitants techniques, elle veille à ce que ceux-ci présentent des garanties appropriées de sécurité et de confidentialité adaptées aux traitements qui leur sont confiés. 

Sauf nécessité particulière liée à l’exécution des services ou obligation légale, les données sont hébergées et traitées au sein de l’Union européenne. En cas de transfert hors de l’Union européenne, SOLARIS BI SAS met en œuvre les garanties appropriées prévues par la réglementation applicable.

Article 9 – Quels sont les droits des utilisateurs ?

Selon la réglementation applicable et sous réserve du rôle respectif de l’entreprise cliente et de SOLARIS BI SAS dans le traitement concerné, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs données, leur rectification, leur effacement, la limitation de certains traitements, ainsi que l’exercice de tout autre droit applicable. 

Ces droits s’exercent soit auprès de l’entreprise cliente, lorsqu’elle détermine les finalités et moyens du traitement concerné, soit auprès de SOLARIS BI SAS dans les cas où elle agit en qualité de responsable du traitement ou lorsqu’elle est valablement saisie d’une demande relevant de son périmètre. 

En cas de doute sur l’interlocuteur compétent, la demande peut être adressée à SOLARIS BI SAS, qui l’orientera, le cas échéant, vers l’entité concernée. Les personnes concernées disposent également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL. 

Article 10 – Comment nous contacter ?

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou pour toute demande relative aux données traitées dans le cadre des services, vous pouvez contacter SOLARIS BI SAS à l’adresse suivante : . 

Lorsque la demande concerne des données traitées pour le compte d’une entreprise cliente, SOLARIS BI SAS pourra, selon les cas, inviter l’utilisateur à se rapprocher également de son entreprise ou transmettre la demande à celle-ci lorsque cela est nécessaire à son traitement.